Välja Affärssystem - 5 enkla tips

Börjar det bli dags för ett nytt affärssystem?
Här är nedan följer en guide med några tänkvärda aspekter inför din egen utvärdering.

Materialet utgår från dig som egentligen ogillar de tekniska aspekterna men är expert på hur er verksamhet kan vässas ytterligare.

Vägen till framgång med ett nytt affärssystem

• Underskatta inte effekten av en nöjd användare. Ett omtyckt system lyfter hela verksamheten.

• Föränderlig verksamhet kräver föränderliga system. Det skall vara enkelt och billigt att göra anpassningar i systemet.
• Välj ett framtidssäkrat system. Ett bra system skall fungera många år i din organisation. Försäkra dig om att Systemet bygger på en modern grundplattform och att du får bra integrationsmöjligheter från start.
• Bra support. Välj en leverantör som sätter dig i fokus även efter att leveransen är klar. Kolla villkoren!

• Ordning och reda i din data. En enkel och logisk struktur i din data som alltid är sökbar kors och tvärs kommer med tiden att vara avgörande för din framgång.

 

1. Börja med en behovsanalys och utgå från dina användare

Hur komplex är din affärsverksamhet?
Eftersom ett nytt affärssystem är en satsning för många år framåt är det en god investering att lägga lite tid på en genomarbetad kravlista.
 Först då får du en klar bild över viktiga krav att ställa till leverantörerna.

Ett bra råd är att hålla kravlistan enkel i tex en delad Google eller Excel. Dela in denna för bolagets olika intressenter, såsom försäljning, ekonomi, leverans mm
En bra uppdelning är också att kategorisera listan i “skall” krav som är mycket viktiga för ditt företag och “bör” krav som skulle var bra att ha. Med denna fördelning ges du möjlighet att hålla din investering till en passande nivå.

Ta med alla berörda i behovsanalysen. Alla som skall jobba i systemet bör ha fått vara med i diskussionerna och ge sin syn på kravlistan.
 Håll gärna denna diskussion fri från teknik och utgå från vad användarnas och företagets behov för en effektiv vardag.
 Vad kan förbättras och vilka tidstjuvar finns i verksamheten idag.

 

2. Utse en intern projektledare

Tillse att någon hos dig får dedikerad tid till att driva bytet av affärssystem. Det är annars hög risk att resultatet inte blir lika bra.

En driven projektledare i företaget kan bli en mindre kostnad än flera interna stormöten där små punkter skall diskuteras av många.

Många leverantörer har bra kompetens för att bistå den interna projektledaren. Utnyttja detta då det är något dom gör till vardags med eller utan debitering påslagen.

Samma interna projektledare kommer också att vara väl insatt när det är dags för implementation och kan då vara en bra motpart till leverantören som sätter upp systemet.

 

3. Skall du vara stor och viktig kund för en mindre leverantör eller tvärtom?

Leverantören av ditt affärssystem bör utgå från dina behov och sätta dina krav i centrum.

Ställ tidigt frågorna med hur leverantören ser på support, anpassning, utbildning till dig och din organisation..


Kommer det att finnas dedikerad personal som är insatta i din verksamhet eller kommer det vara ett callcenter med nya personer varje gång?.


Är din verksamhet viktig för leverantören skall det kännas i all kommunikation med dig.

 

4. Utgå från dina processer och dina användare.

Köp inte ett system med en mängd funktioner som du aldrig kommer att använda. Detta leder ofta till att att systemet istället blir mer svåranvänt och onödigt dyrt.

Ett bra affärssystem skall vara enkelt att förstå och busenkelt att lära sig. Systemet skall hjälpa dig att inte göra fel och ha kontroller bakom fasaden när saker ser ut att gå fel. 
Användare som känner sig trygga i verktygen och inte känner frustration kommer att prestera bättre i uppgiften.

On- och offboarding, för att få igång nya och avveckla avslutade användare skall vara enkelt och kräva minimal tid för företaget.

Supportsystemet bör vara integrerat och vara redo att bistå användaren var denna är i systemet.

 

5. Bokföring i samma system eller integrerat?

Här kommer du att få olika svar beroende på vem du frågar.
Det som är viktigt att tänka på att ju större system du köper desto mindre flexibelt lär systemet vara för ditt behov av förändring.

Bokföringen är för många en standardprocess som styrs av lagar och regler och kräver inget extra anpassningsarbete. Välj därför det bokföringsprogram som du trivs med och skulle det inte vara integrerat då måste du se till att affärssystemet kan kommunicera med bokföringsprogrammet fullt ut. Dubbelinmatning får inte förekomma. Moderna system som bygger på en framtidssäkrad plattform kan kommunicera med sin omvärld, det kravet ska du ställa.

 

Vad är ett affärssystem?

I Sverige är den gängse uppfattningen ett system som kopplar samman ett företags affärsprocesser såsom försäljning, inköp, leveranser, ekonomi, administration går under en gemensam benämning, kallad Affärssystem. Det måste inte vara ett system utan kan vara flera delsystem som integrerats till ett sammanhängande verksamhetssystem.
Idag är är det mycket vanligt att Affärssystemet är integrerat med andra system såsom produktionssystem, webbsystem och externa system


 

Vad är API?

En stark trend idag är att företagets olika system enkelt skall kunna utbyta data med varandra. Från att tidigare varit vanligt med filintegrationer där systemen fick uppdateras manuellt, är det idag mer vanligt att systemen kan prata med varandra helt automatiserat. Vi kallar detta för API integrationer.
API är en förkortning av Application Programming Interface och hjälper företag att dela data på ett kontrollerat sätt. Även om du kanske inte är medveten om det använder du förmodligen API:er dagligen.