Köpa affärssystem, ett kundexempel

Hos Flevogold AB strax norr om Göteborg har man sedan 2012 importerat fryst kyckling till den nordiska marknaden. Sortimentet innefattar ett brett utbud av kycklingprodukter som levereras till främst grossister. När Flevogold flyttade sin logistik från Holland till Sverige i början på 2019 behövde man köpa in ett affärssystem som klarade alla delar av verksamheten. Patrik Ågren som varit Flevogolds projektledare för upphandling och implementation, delar här med sig av sina erfarenheter av inköpet.

 

Inköpskriterier

Flevogold inköpskriterier kan indelas i tre huvuddelar.

• Behovsanalys – användes för att matcha våra skall- och börkrav mot leverantörens system. Vi gjorde också internt en lista på alla viktiga processer
• Krav på Leverantören – t.ex stabilitet, anställda, policys, värdegrunder mm. Mer en checklista för att säkra en långsiktig leverantör.
• Förvaltning- tog upp frågor som löpande kostnad, drift, support, vidare anpassning mm. Minst lika viktigt som de funktionella kraven.

– Flexibilitet har varit avgörande i vårt beslut av affärssystemet, berättar Patrik. Vi växer som bolag och då är det viktigt att vi har ett anpassningsbart system från en leverantör som finns nära till hands. Självklart har också totalpriset och kostnaden för löpande anpassningar varit viktigt underlag i inköpsbeslutet.

 

Behovsanalys

Under hösten 2018 tog vi fram en behovsanalys som bland annat skulle svara på hur tilltänkta systemet kunde stödja Flevogolds affärsprocesser. Här är några exempel ur listan:

• Specialanpassat ordersystem där trading sker i pall och kartong men betalas i kg, oftast i SEK eller Euro.
• Både rutiner för Direktinköp och Lagerinköp i samma system
• Enkel transportbokningsrutin för både inköp och försäljning

• API-koppling till logistikpartner för in- och utleveranser, Externt lager hanterat i systemet.
• Anpassat Track & Trace system för spårning av produktionsbatcher och bäst före datum
• Automatiserad fakturering och bokföring till Fortnox. Vi ville ha ett standardiserat bokföringssystem helintegrerat men full frihet i affärsprocessen både på kund och leverantörssidan.
• Automatiserade lagerlistor med livesaldo så att säljarna kan se vad som är tillgängligt.
• Import/Export. Det ska vara enkelt att ta ut och in data till Excel och PDF
• Sökbarhet. För oss var sökbarheten i systemet väldigt viktigt, allt skulle vara sökbart.

…

 

Krav på leverantören

Att byta affärssystem är en investering i båda tid och pengar. Det är därför viktig att ha en affärsrelation med vår leverantör som kan hålla många år framöver. Då är det viktigt att grundförutsättningarna för detta finns och vi tittade speciellt på följande:

• Hur stabil är leverantören. En utvärdering av leverantörernas finansiella styrka. Vinstmarginal, eget kapital, betalningsanmärkningar, rating etc.
• Hur många år har man funnits på marknaden. Tillväxt, större händelser, hot mm.
• Hur stor är leverantören. Skall man vara en stor kund för en mindre leverantör eller en mindre kund för en stor leverantör. Vi valde det förstnämnda.
• Avtal. Hur ser dessa ut? Avtalstid? Hur kostsamma är leverantörens tilläggstjänster? Hur mycket konsulttid kostar förändringar i affärssystemet? Vi använde oss av några testexempel.
• Affärssystem skall vara i drift i minst 10 år. Vilka kriterier garanterar systemets fortlevnad, teknisk plattform mm.
• Värdegrunder. Policys för miljö, jämställdhet, integritet mm. Ligger dessa i linje med våra.

 

Förvaltning

När väl systemet är installerat och leveransen godkänd ville vi ha en leverantör som är med oss löpande och ger bra support på systemet. Här känner vi att vi landat mycket bra. Här är några punkter ur listan som vi tittade på:

• Enkelhet. Hur lätt är det för användarna att lära sig systemet. Hur lång tid tar det? Rutiner för sk. Onboarding och Offboarding?
• Möjlighet att förändra systemet själv. Hur lätt är det och vilka justeringar kan kunden själv göra.
• Support. Hur ser supporten ut? Online överallt i system är önskvärt. Hur många är man i leverantören organisation som är insatta i vårt system?
• Anpassningar. Vilka rutiner finns för det löpande förändringsarbetet. Optimalt är om man kan registrera och hantera ärenden inom affärssystemet.
• Säkerhet, Höga krav ställs på säkerhet och backup av affärsdata. Både virtuell intrångssäkerhet och fysisk.
• Drift. Minst 98% upptid samt en välrenommerad driftspartner krävdes.
• Utbildning. Vilka möjligheter har leverantören att erbjuda utbildning i systemets funktioner Online och i sina lokaler?
• Affärsprocesserna inom Flevogold utvecklas konstant. Hur flexibelt är affärssystemet för dessa konstanta justeringar?

 

Sammanfattning

Upphandlingen av affärssystemet tog två månader. När beslutet väl var taget tog implementationen ytterligare två månader berättar, Patrik som lett arbetet från Flevogold sida hela vägen till driftsättning. Vår leverantör av Premium har under hela processen haft en mycket hög servicegrad, kunskap och god återkoppling så jag att tillsammans med mina kollegor har kunnat fokusera på vår dagliga verksamhet samtidigt som vi kunnat lita på att implementationen av affärssystemet flutit på under tiden, berättar Patrik. Tillsammans med våra fabriker föds konstant nya idéer inom produktutveckling och användningsområden för att främja ett attraktivt och säljande sortiment. För detta ändamål var valet av affärssystem extremt viktigt för oss. Det känns bra att det fick ta nästan ett halvår från de första planeringsmötena till färdigt system. – Efter införandet kunde vi redan efter 1 månads användning av vårt nya affärssystem se att processerna hade blivit effektivare. Det känns bra att systemet är lätt att justera för mindre saker vi missat. Att systemet redan från start är integrerat med såväl fakturasystem, extern lagerhantering och inköp känns också bra. Mycket av de processer som vi tidigare behövt sköta manuellt sker nu per automatik och vi kan nu växa vidare i den takt vi önskar utan begränsningar vilket känns riktigt bra, avslutar Patrik